Zeitgleich mit ihrer Expansion hat die NIKKUS Veranstaltungstechnik GmbH 2012 ein BlueSpice MediaWiki eingeführt. Bei den Beschäftigten genießt der zentrale Wissensspeicher für sämtliche Fragen rund ums Unternehmen, Prozessabläufe, Tipps und Tricks zur Einarbeitung etc. eine hohe Akzeptanz und spart zudem noch einiges an wertvoller Arbeitszeit.
„Das MediaWiki abschaffen? Nur über meine Leiche“, sagt Florentine Ulner und lacht. Ulner ist als Head of Marketing bei der NIKKUS Veranstaltungstechnik GmbH zuständig für Wissensmanagement. Sich selbst bezeichnet sie als Generalistin und das 2012 eingeführte MediaWiki als „eines meiner Mit-Babys“.
Seit 17 Jahren ist NIKKUS im Veranstaltungsgeschäft tätig. An Standorten in Berlin, Frankfurt, München, Hamburg und Leipzig kümmern sich rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um das technische Equipment für Konferenzen, Galas und Preisverleihungen, Bälle und Messen. Zu den Kunden gehören Fernsehsender, namhafte Unternehmen und NGOs.
Wiki-Wunsch von Mitarbeitern und Geschäftsführung
Um das Jahr 2011 nahm die Expansion von NIKKUS gehörig an Fahrt auf. „Die Auftragslage ist regelrecht explodiert.“ Mitarbeiter und Geschäftsführung waren sich rasch einig: Wir brauchen einen primären Ort als Wissensspeicher für unser Unternehmen. Damit nicht ständig jeder jeden fragen muss. Von Anfang an sei klar gewesen: Es muss ein MediaWiki sein. Bei der Suche nach einem Anbieter entschied man sich recht rasch für ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH.
„Zwei Kollegen haben mit Mitarbeitern von Hallo Welt mit einer kostenfreien Version angefangen“, erzählt Ulner. „Die haben wir über die Jahre immer mehr und mehr ausgebaut und werden jetzt auch das Update auf BlueSpice3 mitmachen.“
Was steckt nun alles im NIKKUS-Firmenwiki?
Zum einen wurden alle Prozesse – vom Lager, über die Disposition bis hin zum Verkauf – dort hinterlegt. Auf sämtliche Fragen finden insbesondere neue Mitarbeiter eine Antwort, beispielsweise: Ist ein Beamer am Veranstaltungsort und gegebenenfalls welcher? Wo ist die Zufahrt? Wo gibt es einen Parkplatz? Technische Daten zum Equipment, Erfahrungsberichte, Tipps und Tricks bei Problemen. Daneben finden sich übersichtlich strukturiert aber auch ganz allgemeine Informationen: Welche Auslagen wie dokumentiert werden müssen zum Beispiel, inklusive einem Link und Ausfüllhinweisen zum entsprechenden Formular.
Arbeitsprozesse erheblich entschlackt
„Unter ‚Neu bei Nikkus‘ haben wir eigene Standardseiten für Azubis und Neueinsteiger in unser Unternehmen mit den wichtigsten Basisinformationen. Es gibt Vorlagen für alle möglichen Briefe, Informationen zu unserem Firmennetzwerk oder auch zur Frage, wie man sich richtig am Telefon verhält“, erläutert Ulner. Kurz gefasst: Alle Beschäftigten haben standortübergreifend sämtliches Wissen auf dem aktuellsten Stand zur Verfügung – unabhängig davon, ob der Chef oder zuständige Mitarbeiter gerade erreichbar ist oder nicht. BlueSpice ist komplett responsiv und damit auch mobil für alle Beschäftigten verfügbar, egal wo sich diese gerade aufhalten.
„Ich will gar nicht spekulieren, welche Telefonkosten und Mails wir uns mit BlueSpice sparen“, so Ulner. Auch die Einarbeitungszeit für Mitarbeiter verkürze sich dadurch enorm und sämtliche Arbeitsprozesse würden erheblich entschlackt. Die Akzeptanz bei NIKKUS sei hoch. „BlueSpice ist Teil unserer Firmenkultur.“
Transparenz kommt gut an
Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei sei, dass man BlueSpice unmittelbar eingeführt hat, als der Bedarf dafür entstanden ist – in Abstimmung von Geschäftsführung und Beschäftigten. Bei den Schreibrechten hätten sich flache Hierarchien bewährt – abgesehen vom Bereich Personal darf jeder lesen und schreiben. „Diese Transparenz kommt gut an.“
Jeder neue Mitarbeiter durchläuft zuvor eine kleine Schulung bei Florentine Ulner. „Der Aufwand dafür ist überschaubar. Das System ist relativ selbsterklärend. Lediglich beim Editor oder dem einen oder anderem Add On gibt es gelegentlich Rückfragen und dann wird im Zweifel eben mal kurz bei mir angerufen.“ Der Erfolg: „Wir haben mittlerweile eine kleine, treue Stammschreiberschaft, von denen einige sogar Wiki-Gärtner mit erweiterten Rechten geworden sind.“
Besonders zufrieden ist Ulner über die unkomplizierte Zusammenarbeit mit der Hallo Welt! GmbH. Bei technischen Problemen werde unkompliziert geholfen, zu vielen Mitarbeitern bestehe ein Du-Verhältnis und ein alljährliches Highlight sei das gemeinsame Come Together mit anderen BlueSpice-Kunden. „Da erfährt man auf lockere Art und Weise, was noch so alles möglich ist.“ (sa – 07/2019)
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